Автоматизированная система учета библиотечного фонда

О.Л. Голубева

Научный руководитель: Слинкин Д. А.

Шадринский государственный педагогический институт, г. Шадринск

Автоматизированная система учета библиотечного фонда – это совокупность правил и процедур, обеспечивающих регистрацию данных, обобщение сведений о величине, составе и движении фонда, осуществляемых по средствам компьютера. Это очень удобный и современный способ для учета поступающей и списываемой в библиотеке литературы, система содержит всю нужную информацию о книгах и сведенья о читателях имеющих в наличии библиотечные издания. В настоящее время существует множество разнообразных программ для учета книг библиотечного фонда (Библиотека MD 4.3, 1С:Библиотека Колледжа, Автоматизированная информационно-библиотечная система OPAC-Global, АС-Библиотека-3, Система ИРБИС). В основном это очень большие программные системы, охватывающие все аспекты данной деятельности. Но для многих, небольших учебно–образовательных учреждений такие решения являются очень громоздкими и дорогими. В таких случаях встает вопрос о создании специализированных приложений, обладающих только тем функционалом, который требуется для данной сферы деятельности. Такие приложения обладают положительными аспектами:

Они просты в эксплуатации; Стоимость такой разработки гораздо ниже коммерческих проектов; Не содержат лишний функционал; Имеют возможность модернизации.

ввод в систему необходимой информации;

вывод результатов конечному пользователю.

обеспечение максимального быстродействия работы приложения;

разработка удобного и понятного интерфейса;

обеспечение максимальной надежности работы системы;

сохранность накопленных данных;

П орядок учёта документов, входящих в состав библиотечных фондов (утверждён приказом Минкультуры России от 8 октября 2012 г. № 1077) носит межведомственный характер, устанавливает общие требования к учёту библиотечных фондов, но не учитывает специфику библиотек вузов. Учёт фондов, разнообразных по тематике, видам изданий, носителям информации, читательскому назначению, в вузовских библиотеках обладает своими особенностями, одной из которых является наличие в фондах многоэкземплярной литературы, приобретаемой для обеспечения учебного процесса. Для неё разработана методика безынвентарного учёта, сочетающего элементы индивидуального (по названиям) и суммарного (по количеству экземпляров) учёта.

Наряду с фондом печатных изданий библиотеки вузов сегодня интенсивно формируют фонд электронных документов, создают электронные библиотеки и цифровые коллекции, приобретают доступ к электронным ресурсам и ЭБС, содержащим научную и учебную литературу, отечественным и зарубежным базам периодических изданий.

Особенности учёта электронных ресурсов (в том числе статистического) в библиотеках вузов требуют пристального внимания и отдельного рассмотрения.

РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: УПРАЗДНЁННЫЕ И ДЕЙСТВУЮЩИЕ

В узовские библиотеки имеют хорошо разработанную исторически сложившуюся систему учёта печатных и других изданий на материальных носителях. При этом традиционно библиотеки различных систем и ведомств руководствуются правилами учёта, принятыми в системе библиотек Министерства культуры РФ. Так, Инструкция об учёте библиотечного фонда (утв. приказом Министерства культуры РФ от 2 декабря 1998 г. № 590) была распространена на библиотеки образовательных учреждений приказом Министерства образования РФ от 19 октября 2000 г. № 2488 . Этим же приказом были утверждены Методические рекомендации по её применению в библиотеках образовательных организаций, содержащие дополнения и изменения, учитывающие специфику библиотечной работы учебных заведений. Однако приказом Минобрнауки России от 9 октября 2013 г. № 1129 Инструкция об учёте библиотечного фонда и Методические рекомендации были отменены .

В 2014 г. Порядок учёта документов, входящих в состав библиотечного фонда , был распространён на библиотеки высших и средних профессиональных образовательных организаций приказом Росстата от 28 января 2014 г. № 54, утвердившим Статистический инструментарий для организации Министерством образования и науки РФ федерального статистического наблюдения за деятельностью образовательных организаций . Но в 2015 г. Росстат утвердил новые формы № ВПО-2, соответственно приказ № 54 утратил силу. Приказ Росстата от 15 декабря 2015 г. № 635 практически подтвердил перечень показателей, раскрывающих содержание библиотечных фондов профессиональных образовательных организаций, утверждённый ранее. Сведения о библиотечно-информационных ресурсах сгруппированы в таблице 2.6 «Формирование и использование библиотечного фонда», при заполнении которой рекомендуется руководствоваться Порядком учёта документов, входящих в состав библиотечного фонда, утверждённым приказом Министерства культуры РФ от 8 октября 2012 г. № 1077 (далее - Порядок учёта документов).

Порядок учёта документов, закрепивший общие правила и формы учёта, предназначен в первую очередь для библиотек Министерства культуры РФ. В нём не нашли отражения особенности учёта библиотечных фондов образовательных организаций. Таким образом, вузовские библиотеки оказались перед задачей самостоятельного выбора методик и разработки форм учёта библиотечных фондов исходя из своих организационно-технологических особенностей. Многие библиотеки справились с решением этого вопроса, разработав собственные регламенты учёта, ставшие частью учётной политики вуза. В качестве успешных примеров можно привести библиотеки Уральского и Южного федеральных университетов, Тверского технического университета, Томского государственного университета, Воронежского аграрного университета имени императора Петра I и другие библиотеки.

Вместе с тем в организации учёта фондов библиотек вузов возникает ещё немало вопросов, связанных с введением новых правил бухгалтерского учёта, с постановкой на бухгалтерский учёт сетевых электронных документов, с неразработанностью методик автоматизированного учёта и даже фондоведческой терминологии. Это ставит под сомнение выполнение одного из принципиальных требований учёта - достоверности статистических показателей, основанной на использовании унифицированных единиц и методик учёта и их последующей корректной обработке для получения актуальных сведений о составе и использовании библиотечных фондов.

От регламентов к практике учёта

Для внедрения Порядка учёта документов в практику работы вузовских библиотек возникла необходимость в гармонизации правил и форм учётных документов, утверждённых Минкультуры России, с требованиями Росстата и Минобрнауки России. Для решения этой задачи при Научной библиотеке МГУ имени М.В. Ломоносова была сформирована рабочая группа из числа директоров и специалистов вузовских библиотек г. Москвы, которая выявляла несоответствия. Так, в методических указаниях Росстата к таблице 2.6 «Формирование и использование библиотечного фонда» сказано, что она заполняется на основе информации из Книги суммарного учёта библиотечного фонда (КСУ). Это не вполне соответствует действительности, так как КСУ в основном содержит информацию о документах на бумажных и других материальных носителях. Таким образом, для заполнения таблицы 2.6. необходимо учитывать не только данные КСУ, но и данные регистров, учитывающих электронные сетевые документы.

В соответствии с правилами Порядка учёта документов в вузовских библиотеках вводится раздельный суммарный учёт документов на материальных носителях и электронных сетевых документов. В 2015 г. рабочей группой НБ МГУ были разработаны примерные формы суммарного учёта: Книга суммарного учёта фонда библиотеки вуза на физических (материальных) носителях, реестр суммарного учёта сетевых локальных документов, реестр суммарного учёта инсталлированных документов, реестр учёта сетевых удалённых документов.

Проекты этих документов были направлены в библиотеки вузов, зональные и областные методические центры, доработаны с учётом замечаний и предложений вузовских библиотек, рассмотрены на заседании секции библиотек высших учебных заведений РБА в г. Самаре (май 2015 г.).

Что же нового появилось в учёте библиотечных фондов образовательных организаций и какое это нашло отражение в предлагаемых учётных формах? Одной из проблем учёта библиотечных фондов стало изменение подхода к бухгалтерскому учёту основных средств. В настоящее время бухгалтерский учёт библиотечного фонда осуществляется в соответствии с Инструкцией по применению Единого плана счетов бухгалтерского учёта, утверждённой приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н (далее - Инструкция № 157н) , а также с инструкциями для каждого типа государственных учреждений.

Традиционно в библиотечной практике закрепилась норма, когда библиотечный фонд делился на две части: документы, стоимость которых отражалась на балансе, и так называемая литература временного хранения, стоимость которой ранее не принималась к бухгалтерскому учёту в качестве основных средств. К литературе временного хранения были отнесены некоторые виды изданий в зависимости от объёма и характера информации: брошюры, листовки, календари, методические разработки, программы, материалы, подлежащие раздаче учащимся и педагогам, периодические издания. Конкретный перечень изданий и сроки их хранения определялись библиотеками самостоятельно.

Теперь согласно п. 38 Инструкции № 157н «материальные объекты имущества, за исключением периодических изданий, составляющие библиотечный фонд учреждения, принимаются к учёту в качестве основных средств независимо от срока их полезного использования». Таким образом, все виды документов, независимо от срока хранения, должны быть поставлены на балансовый учёт. При этом важно отметить, что среди них могут оказаться документы постоянного (бессрочного) хранения, в том числе книжные памятники, редкие и ценные издания, издания, поступающие в составе обязательного экземпляра, относящиеся к особо ценному движимому имуществу (ОЦДИ); длительного (долгосрочного) и временного (краткосрочного) хранения. На забалансовом счёте учитываются периодические издания и издания, входящие в состав обменного фонда.

Для отражения стоимости документа в балансовой стоимости фонда необходимо, чтобы каждый документ имел свою цену. Вместе с тем в библиотеки многие документы поступают без указания их стоимости. При формировании фондов электронных библиотек в их состав включаются как приобретённые электронные издания с определённой продавцом ценой, так и собственные создаваемые в вузах учебные пособия и цифровые копии печатных изданий, оценка которых не производится. В предлагаемых проектах учётных документов для указания стоимости всех видов поступающих документов предусмотрены специальные графы.

Одной из особенностей библиотечных фондов вузов является наличие в них большого количества неопубликованных документов - диссертаций, депонированных научных работ, отчётов НИОКР. Эти виды документов при поступлении в библиотеку также не имеют цены, хотя практика работы с ними сложилась давно. Так, диссертации учитываются в отдельной инвентарной книге и подлежат постоянному хранению. Иной подход применяется к авторефератам, которые по ГОСТ 7.60-2003 «Издания. Основные виды. Термины и определения» относятся к опубликованным документам: «автореферат - это научное издание в виде брошюры». Соответственно на практике нередко к ним относятся как к брошюрам: упрощённый учёт, сокращённые сроки хранения, что неверно. В то же время п. 7.1.1., 9.1.1 ГОСТ Р 7.0.11-2011 «Диссертация и автореферат диссертации. Структура и правила оформления» определён статус этих документов - «на правах рукописей» .

Согласно Положению о присуждении учёных степеней, утверждённому постановлением Правительства РФ от 24 сентября 2013 г. № 842 , устанавливающему порядок присуждения учёных степеней кандидата и доктора наук, «в библиотеку организации, на базе которой создан диссертационный совет, передаются один экземпляр диссертации и два экземпляра автореферата указанной диссертации, которые хранятся там на правах рукописи» и, следовательно, подлежат постоянному хранению.

Однако эксперты Секции по формированию библиотечных фондов РБА придерживаются иной точки зрения. Согласно ГОСТ Р 7.0.20-2014 «Библиотечная статистика: показатели и единицы исчисления» единицей подсчёта количества неопубликованных документов, обладающих признаками интеллектуальной собственности, являются:

· диссертация, препринт, отчёт о научно-исследовательской работе, перевод, описание алгоритмов, программа для ЭВМ;

· чертёж или полный комплект проектно-конструкторских документов, относящихся к одному изделию (объекту);

· комплект депонированной научной работы, состоящий из двух экземпляров работы и сопроводительных документов;

· сброшюрованный блок или отдельная папка неопубликованных документов, имеющие индивидуальное заглавие.

Поэтому коллеги предлагают относить диссертации не к рукописям, а к неопубликованным документам. Кроме того, по их мнению, авторефераты диссертаций являются научными опубликованными документами и также не могут быть отнесены к рукописям.

Таким образом, рабочей группе ещё предстоит прийти к согласованной позиции по суммарному учёту диссертаций и авторефератов диссертаций.

Помимо печатных библиотеки получают электронные версии авторефератов диссертаций. С учётом изменений, внесённых в IV часть ГК РФ Федеральным законом от 12 марта 2014 г. № 35-ФЗ , библиотеки могут осуществлять запись авторефератов диссертаций на электронном носителе, в том числе в память ЭВМ, и доведение их до всеобщего сведения, т.е. размещение в открытом доступе. В библиотеках вузов также создаются цифровые коллекции диссертаций. Соответственно они должны быть отражены в регистре суммарного учёта сетевых локальных документов.

Следующий вид документов, входящих в состав библиотечных фондов вузов, - отчёты о проведённых научно-исследовательских и опытно-конструкторских работах (далее - НИОКР). Порядок работы с отчётами НИОКР в своё время был регламентирован Положением о хранении высшими учебными заведениями отчётов по научно-исследовательским работам и о порядке ознакомления с ними, утверждённым ещё приказом ВКВШ от 11 декабря 1944 г. № 596 . Вузы обязаны были хранить отчёты НИОКР в двух экземплярах: один в фундаментальной библиотеке, второй - на кафедре (в лаборатории), выполнявшей работу. Библиотеки должны были вести каталоги отчётов, выдавать их в читальных залах представителям других вузов, научных учреждений, хозяйственных организаций и отдельным научным работникам, не работающим в данном вузе. При этом ответственность за хранение отчётов по законченным НИОКР и приложений к ним и за ведение каталога возлагалась на директоров библиотек высших учебных заведений и на заведующих соответствующими кафедрами.

Сегодня в стране создана Единая государственная информационная система учёта научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ гражданского назначения. Постановлением Правительства РФ установлен порядок представления научными организациями и образовательными организациями высшего образования в Российскую академию наук отчётов о проведённых фундаментальных научных исследованиях и поисковых научных исследованиях, о полученных научных и (или) научно-технических результатах . Нормативного документа, определяющего порядок работы образовательных учреждений с отчётами НИОКР, нет. Это компетенция вузов, и они решают эту задачу по-разному. Например, в Северо-Восточном университете имени М.К. Аммосова хранение отчётов НИОКР возложено на УНИЦ, в Иркутском национальном исследовательском техническом университете они направляются в библиотеку вуза.

Определение стоимости документов

В своё время Инструктивным письмом Минвуза СССР от 22 июня 1954 г. № ЦБ-19-05/175 был определён следующий порядок учёта документов: безвозмездно поступившие в библиотеки вузов рукописи научно-исследовательских и других работ, труды диссертантов, а также книги, не имеющие номинальной стоимости, учитывались в инвентарных книгах и каталогах библиотек вузов по наименованиям без оценки. Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» поменял эту практику: в соответствии с ним объекты бухгалтерского учёта подлежат денежному выражению.

«Единственные основные средства, которые учитываются при любой стоимости начиная с копейки на балансе и не подлежат списанию: драгоценные металлы, слитки, драгоценности и книги, библиотечный фонд. Всё остальное - в зависимости от стоимости», - разъяснила С.В. Сивец, начальник отдела Министерства финансов РФ .

Как определить их цену? Следуя изменениям, внесённым приказом Минфина России от 29 августа 2014 г. № 89 в п. 25 Инструкции № 157н , первоначальной стоимостью объектов нефинансовых активов, полученных учреждением безвозмездно, в том числе по договору дарения, признаётся их оценочная стоимость, увеличенная на стоимость услуг, связанных с их доставкой, регистрацией и приведением в состояние, пригодное для использования.

Ещё один вид поступлений, оценка которых оказалась настолько непростой, что потребовала специального разъяснения Министерства финансов РФ, - это книги, принятые от читателей взамен утерянных. В письме ведомства от 28 августа 2015 г. № 02-06-10/55265 говорится, что «при определении ущерба, причинённого утерей читателями книг из библиотечного фонда, а также при приёме книг от читателей взамен утерянных и признанных равноценными утраченным следует исходить из текущей восстановительной стоимости на день обнаружения ущерба, определяемой постоянно действующей комиссией по поступлению и выбытию активов».

Под текущей восстановительной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая необходима для восстановления указанных активов (в ред. Приказа Минфина России от 29 августа 2014 г. № 89).

«При определении текущей восстановительной стоимости… комиссией используются данные на аналогичные материальные ценности, полученные в письменной форме от организаций-изготовителей; сведения об уровне цен, имеющиеся у органов государственной статистики, а также в средствах массовой информации и специальной литературе, экспертные заключения…» То есть при определении цены комиссия должна ориентироваться на сумму, за которую книгу можно приобрести на рынке в данный момент.

Как же рассчитать эту адекватную восстановительную стоимость? «Методы оценки отдельных видов имущества и обязательств утверждаются субъектом учёта при формировании учётной политики исходя из особенностей своей структуры, отраслевых и иных особенностей деятельности учреждения и выполняемых им в соответствии с законодательством Российской Федерации полномочий», - сообщается в п. 6 Инструкции № 157н.

Разъяснения есть на все случаи замены. Но на практике акты на замену бухгалтерия вуза часто не принимает, а издания, поступившие на замену, складируются. В чём же причина? Дело в том, что законопослушный бухгалтер руководствуется ст. 257 Налогового кодекса РФ , согласно которой восстановительная стоимость амортизируемых основных средств определяется как их первоначальная стоимость с учётом проведённых переоценок.

Библиотечная логика требует при определении размера ущерба исходить из суммы денежных средств, которые необходимы для покупки издания взамен утерянного, равноценного по содержанию.

Инструкцией № 157н установлен также особый порядок учёта периодических изданий. Для их учёта предусмотрен забалансовый счёт 23 «Периодические издания для пользования», на котором учитываются газеты и журналы в условной оценке: один объект (номер журнала, годовой комплект газет) - один рубль. Исходя из этой нормы бюджетного учёта в части книги суммарного учёта, связывающей бухгалтерский и библиотечный учёты фонда, вводится учёт документов, принятых на забалансовый учёт, с указанием как количества документов, так и их условной стоимости.

В связи с тем что действие п. 38 Инструкции № 157н распространяется только на материальные объекты, относящиеся к основным средствам, возникает вопрос: как следует учитывать сетевые электронные документы? По правилам бухгалтерского учёта платный доступ к электронным документам на основании договоров, контрактов, лицензий квалифицируется как платная услуга и отражается в подстатье 226 «Прочие работы и услуги».

Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 декабря 2014 г. № 2018-ст принят Общероссийский классификатор основных фондов ОК 013-2014 (СНС 2008), соответственно отменён действовавший ОКОФ 013-94 . В нём нашли отражение базы данных (код 732) и оригиналы произведений развлекательного жанра, литературы и искусства (код 740).

В группу «базы данных» включены информационно-справочные системы, электронные архивы, официальные и развлекательные электронные издания, справочники и каталоги, рекламные, информационные ресурсы в электронном виде и пр. Это значит, что электронные издания и базы данных, очевидно, будут отражаться в составе основных фондов. Следует отметить, что срок ввода классификатора перенесён с 1 января 2016 г. на 1 января 2017 г. Необходимы разъяснения Минфина России, тем более что печатные издания не попали в классификатор.

Состав фондов вузовской библиотеки по целевому назначению отражает её социальные функции: библиотечно-информационное обеспечение образовательной деятельности, научных исследований, воспитательного процесса.

Показатели наличия и использования учебной, научной, художественной литературы включены в форму № ВПО-2 Статистического инструментария для организации Министерством образования и науки РФ федерального статистического наблюдения за деятельностью образовательных организаций. Согласно требованиям Росстата и Минобрнауки России вузовские библиотеки ведут учёт учебной, научной, художественной литературы. Статистический инструментарий вводит дополнительно учёт учебно-методических пособий, а также обязательной учебной и учебно-методической литературы. По определению Росстата обязательной является литература, предусмотренная учебным планом. Фонд учебной литературы постоянно обновляется за счёт новых изданий, новых авторов. Минобрнауки России определило сроки использования учебников в 5–10 лет . Учебные планы систематически пересматриваются. Таким образом, обязательный учебник, учебно-методическое пособие - это величина непостоянная и, следовательно, не может быть объектом суммарного учёта. Отражение обязательной литературы по дисциплинам - это функция картотеки книгообеспеченности.

Учёт электронных документов

Учёт электронных документов до сих пор вызывает немало вопросов. Опыта и традиций их учёта библиотеки пока ещё не накопили. Регистры учёта электронных документов, представленные в приложениях к Порядку учёта документов, стали основой для разработки аналогичных форм для вузовских библиотек. Думается, что ведение регистра суммарного учёта сетевых локальных документов не представит больших затруднений, так как они учитываются по той же схеме, что и печатные. Хотя наряду с книгами и периодическими изданиями вузовские электронные библиотеки содержат статьи сотрудников вуза, которые по правилам библиотечного учёта в общем объёме библиотечного фонда не учитываются.

Несколько сложнее с учётом сетевых удалённых документов. Если включение их в состав библиотечных фондов уже не вызывает споров, то учёт в общем объёме ставится под сомнение. Электронные документы, получаемые библиотекой во временное пользование на условиях договора, Росстат обязывает включать в показатели объёма всего библиотечного фонда. Эта рекомендация прописана в методических указаниях к заполнению таблиц Статистического инструментария. Вузы, в свою очередь, заинтересованы в учёте удалённых сетевых документов в общем объёме фонда, поскольку при представлении информации международным рейтинговым агентствам требуется раскрытие информации о библиотечных фондах. Информация об обеспеченности печатными и электронными образовательными документами на одного обучающегося по основным программам используется Минобрнауки России в качестве одного из показателей в процессе лицензирования образовательной деятельности. На основе данных формы № ВПО-2 федерального статистического наблюдения проводится мониторинг эффективности образовательных организаций.

Однако при таком учёте в десятках миллионов удалённых электронных документов, к которым приобретается временный доступ, теряются сотни тысяч изданий, находящихся во владении библиотеки вуза. Например, Научная библиотека Финансового университета при Правительстве РФ, имеющая в своём фонде 1,5 млн изданий, представляет сведения о наличии 201,5 млн экземпляров, из которых 200 млн - это электронные документы, к которым оплачен временный доступ. Для сравнения напомним, что совокупный фонд библиотек вузов в целом составляет около 400 млн экземпляров печатных изданий.

Но вопрос и в том, насколько правомерно суммирование числа экземпляров печатного издания, названий локальных электронных документов и лицензий на временный доступ к удалённым электронным ресурсам.

Реестры учёта инсталлированных и удалённых лицензионных документов практически представляют собой суммарный учёт пакетов, баз данных и общее количество включённых в них документов. Учёт по целевому читательскому назначению возможен лишь на основе индивидуального подхода. Владельцы и агрегаторы такую статистику библиотекам не всегда представляют.

Мы считаем более правомерным представление раздельных данных об объёме фонда на физических (материальных) носителях, о количестве сетевых локальных документов, инсталлированных документов, сетевых удалённых документов. Именно такой учёт библиотечных фондов содержит форма 6-нк «Сведения об общедоступной (публичной) библиотеке» .

Список источников

1. Приказ Министерства образования РФ от 24 августа 2000 г. № 2488 «Об учёте библиотечного фонда библиотек образовательных учреждений» // Библиотекарю образовательного учреждения: справочник. – 2-е изд., доп. – М., 2002. – С. 8–50.

2. Приказ Министерства образования и науки РФ от 9 октября 2013 г. № 1129 «О признании утратившими силу приказов Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_156173/ (дата обращения 05.05.2016).

3. Порядок учёта документов, входящих в состав библиотечного фонда, с комментариями и приложениями / Рос. гос. б-ка [подгот.: Н.И. Хахалева и др.]. – 2-е изд., испр. и доп. – М., 2016. – 92 с. – Библиотека библиотекаря.

4. Приказ Росстата от 28 января 2014 г. № 54 «Об утверждении статистического инструментария для организации Министерством образования и науки РФ федерального статистического наблюдения за деятельностью образовательных организаций» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_158958/ (дата обращения 05.05.2016).

5. Приказ Росстата от 15 декабря 2015 г. № 635 «Об утверждении статистического инструментария для организации Министерством образования и науки РФ федерального статистического наблюдения за деятельностью образовательных организаций» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_law_190756/ (дата обращения 05.05.2016).

6. Приказ Министерства финансов РФ от 15 декабря 2010 г. № 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учёта для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_107750/ (дата обращения 05.05.2016).

7. ГОСТ 7.60-2003 Издания. Основные виды. Термины и определения. // Библиотечное дело. Государственные и национальные стандарты / сост. : А.А. Джиго, Т.В. Майстрович, Е.К. Плохих. – М., 2014. – С. 317–344.

8. ГОСТ Р 7.0.11-2011 Диссертация и автореферат диссертации. Структура и правила оформления [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://standartgost.ru/ g /% D 0%93% D 0%9 E % D 0% A 1% D 0% A 2_% D 0% A 0_7.0.11-2011 (дата обращения 12.05.2016).

9. Положение о присуждении учёных степеней // Бюллетень Министерства образования и науки РФ. Высшее и среднее профессиональное образование. – 2014. – № 1. – С. 13–48.

10. Гражданский кодекс Российской Федерации. Ч. 4 [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/Cons_doc_LAW_64629/ (дата обращения 05.05.2016).

11. Положение о хранении высшими учебными заведениями отчётов по научно-исследовательским работам и о порядке ознакомления с ними // Руководящие материалы в помощь работникам вузовских библиотек / сост. Э.З. Левинсон. – М., 1974. – С. 207–208.

12. Постановление Правительства РФ от 14 ноября 2014 г. № 1195 «О представлении научными организациями и образовательными организациями высшего образования, осуществляющими за счёт бюджетных средств фундаментальные научные исследования и поисковые научные исследования, в Российскую академию наук отчётов о проведённых фундаментальных научных исследованиях и поисковых научных исследованиях, о полученных научных и (или) научно-технических результатах» // Бюллетень Министерства образования и науки РФ. Высшее и среднее профессиональное образование. – 2015. – № 3. – С. 19–21.

13. Инструктивное письмо Министерства высшего образования СССР от 22 июня 1954 г. № ЦБ-19-05/175 «О порядке учёта рукописей научно-исследовательских и других работ, трудов диссертантов и книг, не имеющих номинальной стоимости // Руководящие материалы в помощь работникам вузовских библиотек / сост. Э.З. Левинсон. – М., 1974. – С. 210.

14. Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 702-ФЗ «О бухгалтерском учёте» (с изм. На 28 июня 2013 г.) [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_122855/ (дата обращения 05.05.2016).

15. Сивец С.В. Соблюдать бухгалтерскую и бюджетную дисциплину / С.В. Сивец // Библиотеки в правовом пространстве: Материалы совещания руководителей федеральных и региональных библиотек (г. Москва, октябрь 2008 г.) и выездного заседания Общественного комитета содействия развитию библиотек России (г. Дмитров Московской области, январь 2009 г.) / [сост. Л.Н. Тихонова, Т.Л. Александрова, И.И. Шестопалов]. – М., 2009. – С. 39–47.

16. Приказ Министерства финансов РФ от 29 августа 2014 г. № 89н «О внесении изменений в приказ Министерства финансов РФ от 1 декабря 2010 г. № 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учёта для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_168189/ (дата обращения 05.05.2016).

17. Федеральный закон от 24 июля 2002 г. № 110-ФЗ «О внесении изменений и дополнений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие акты законодательства Российской Федерации (с изменениями и дополнениями)» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/Cons_doc_LAW_37833/ (дата обращения 05.05.2016).

18. Приказ Росстандарта от 12 декабря 2014 г. № 2018-ст (ред. от 10 ноября 2015 г.) «О принятии и введении в действие Общероссийского классификатора основных фондов (ОКОФ) ОК 013-2014 (СНС 2008)» [Электронный ресурс].– Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_181279/ (дата обращения 05.05.2016).

19. Приказ Министерства образования РФ от 11 апреля 2001 г. № 1623 «Об утверждении минимальных нормативов обеспеченности высших учебных заведений учебной базой в части, касающейся библиотечно-информационных ресурсов» // Нормативные документы для библиотек высших учебных заведений: сборник / под ред. Е.В. Ивановой. – М., 2002. – С. 28–30.

20. Приказ Федеральной службы государственной статистики от 30 декабря 2015 г. № 761 «Об утверждении статистического инструментария для организации Министерством культуры РФ федерального статистического наблюдения за деятельностью учреждений культуры» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document.cons_doc_LAW_192244/ (дата обращения 12.05.2016).

Учет библиотечных фондов - составная часть системы народнохозяйственного учета. Его совершенствование осуществляется в соответствии с общегосударственной программой перехода Российской Федерации на принятую в мировой практике систему учета, статистики и контроля (1992) . Сущность и роль учета в новой экономической ситуации имеет несколько иную направленность, чем при централизованной экономике.

Реформирование учета направлено на определение новых подходов при учете фондов в современных хозяйственно-экономических условиях. Основная его цель - предоставление точных и достоверных данных обо всех видах документов, находящихся в библиотечном фонде, обеспечение контроля над их движением в соответствии с нормативными актами.

Следует отметить и то, что учет документов является наиболее конкретным и регламентированным процессом организации и управления библиотечными фондами. Центральным звеном учетной политики библиотеки является нормативно-правовая основа.

Правовой регламентацией учета является современное законодательство различных отраслей права. Высший уровень составляют федеральные законы, постановления и распоряжения Правительства Российского Федерации: «О библиотечном деле» (1994), «Об обязательном экземпляре документов»(1994), «О информации, информационных технологиях и защите информации»(2006), «О бухгалтерском учете»(1998), « Об архивном деле в Российской Федерации»(2004), «О стандартизации»(1993), а также Гражданский кодекс РФ, Трудовой кодекс РФ и др. Нормы этих законов, касающиеся, в том числе и политики государства в области учета, является базовой основой для принятия управленческих решений для библиотек различных организационно-правовых особенностей и форм собственности.

На совершенствование системы учета оказывает влияние такие факторы, как активный процесс изменения видового и структурного фонда, освоение библиотеками компьютерных информационных технологий, а также применения методов электронного маркирования документов, позволяющих комплексно решать вопросы учета, сохранности, использования документных фондов.

В декабре 1998 г. Приказом Министерства культуры Российской Федерации за № 590 была утверждена « Инструкция об учете библиотечного фонда» . Ее нормативную базу составили такие документы, как Закон о библиотечном деле в Российской Федерации, Закон об обязательном экземпляре документов, Закон о стандартизации, Закон о бухгалтерском учете, ГОСТ 7.20-80 “СИБИД. Единицы учета фондов библиотек и органов научно-технической информации”, ГОСТ 7.69-95 (ИСО 5127-11-83) “СИБИД. Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения” (1997 г.), отечественные стандарты в области информации, библиотечного и издательского дела; ИСО 2789-1974 “Международная библиотечная статистика”, “Инструкция по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях” (утв. Приказом Министерства финансов РФ от 30.12.99 № 107).

Со дня вступления в силу Инструкции в политической, социальной и экономической жизни страны произошли существенные изменения, которые оказали влияние на библиотечную сферу. Появились новые нормативные правовые документы в различных отраслях права. Библиотечные фонды стали предметом профессиональных интересов различных ведомств, прежде всего Министерства финансов РФ, Министерства имущественных отношений РФ, налоговых органов, казначейства и органов статистики .

Главное достоинство Инструкции состоит в том, что при сохранении преемственности с прежней системой учета за счет совместимости основных показателей, видов учета и некоторых форм его, она, вместе с тем, обеспечивает его гибкость, возможность детализации, предоставляет право библиотекам самостоятельно формировать свой порядок учета применительно к статусу, структуре фондов, организационно-технологическим возможностям, не противоречащий ее основным требованиям.

Настоящая Инструкция определяет общие правила учета документов, составляющих библиотечный фонд, независимо от статуса библиотеки, структуры ее фонда, организационно-технологических особенностей деятельности. Действие “Инструкции” распространяется на государственные и муниципальные библиотеки, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъектов Федерации и муниципальной собственности. Приказом Министерства образования Российской Федерации «Об учете библиотечного фонда образовательных учреждений» от 24.08.2000 № 2488 данная Инструкция является руководством для всех библиотек образовательных учреждений с учетом утвержденных методических рекомендаций по ее применению.

Переход библиотек на автоматизированные информационные технологии вносит кардинальные изменения в организацию учета фондов в связи с интеграцией обработки учетной информации во все основные модули автоматизированных библиотечных систем.

Электронный учет -- учет документов, составляющих библиотечный фонд с помощью средств компьютерной технологии. Электронный учет -- это не самостоятельный вид, а способ ведения учета .

Использование компьютера способствует интеграции обработки учетной информации. При электронном учете существенно меняется технология учета, последовательность процессов и операций, появляются новые направления, то есть усложняется содержание работы и организации учета документов в библиотеке. При автоматизированных технологиях все процессы учета документов, поступающих, выбывающих и ряд других, осуществляются в соответствии со специальными программами, учитывающими интересы работников библиотеки

Необходимым требованием к современным автоматизированным библиотечно-информационным системам (АБИС) является наличие в них функций или модулей учета фондов.

Ведение учета фондов в автоматизированном режиме предполагает использование штрихового кодирования документов.

Технология штрихового кодирования включает в себя три этапа:

1. создание штрихового кода;

2. нанесение штрихового кода на этикетку;

3. считывание штрихового кода специальной аппаратурой.

С помощью технологии штрихового кодирования, использования микрокалькуляторов со встроенными сканерами, так называемых мобильных терминалов, можно практически полностью автоматизировать процесс проверки фонда. Располагая штриховые коды не только на книгах, но и на карточках, библиотекарь имеет возможность быстро сверить карточный каталог с электронным каталогом, а, следовательно, и с и фондом. Внедрение методов штриховой технологии со временем приведет к тому, что на смену традиционным формам учета, привычными для библиотеки, придут новые, более удобные и оперативные.

Для успешного использования штрих-кодов (бар-кодов) необходимо выбрать и установить в стране систему совместимых методов штрихового кодирования документов в библиотеках различных типов, порядок финансирования и внедрения этих средств учета фондов.

Примером такой системы может служить автоматизированная Web-библиотека "Кодекс: Манускрипт"

Система предназначена для автоматизации работы с библиотечным фондом и читателями, организации электронного учета изданий, а также обеспечения доступа к каталогу изданий посредством браузера MS Internet Ехplorer.

Система позволяет автоматизировать весь цикл учета библиотечного фонда, с момента поступления издания в библиотеку, до его списания, включая формирование инвентарной книги, книги суммарного учета, всей номенклатуры необходимых актов. Реализована мощная система поиска по инвентарной книге, книге суммарного учета, тетради замененных книг и другим объектам учета библиотечного фонда. Встроенный механизм формирования инвентарных номеров, номеров КСУ, записей инвентарной книги позволит обеспечить удобный и надежный документооборот библиотеки.

Модель функционирования системы:

На сервер библиотечной локальной сети устанавливается сердце системы - "Кодекс-Сервер", который является одновременно Web-сервером и сервером БД, а также база данных в формате "Кодекс". Но чтобы система начала стабильно функционировать, нужно установить программное обеспечение на рабочих станциях сотрудников библиотеки и читателей - браузер MS Internet Explorer, входящий в стандартную поставку ОС Windows.

Помимо Web-библиотеки "Кодекс: Манускрипт" создана также конфигурация «Онлайн: Библиотека"» (фирма «Онлайн»). Программный продукт разработан на основе системы программ "1С:Предприятие" в сотрудничестве с библиотекарями учебных заведений и с учетом их многочисленных пожеланий.

"Онлайн:Библиотека" позволяет автоматизировать все основные этапы работы с книгой, от момента ее поступления до списания из библиотечного фонда:

– в конфигурации существуют электронные аналоги первичных документов - "Акт приемки книг" и "Акт на исключение книг из фонда";

– процесс формирования инвентарных номеров в программе автоматизирован, производится проверка номеров на уникальность;

– книги суммарного и инвентарного учета формируются автоматически на основании данных, введенных в информационную базу с помощью документов "Акт приемки книг" и "Акт на исключение книг из фонда".

Важно отменить то, что автоматизация основных библиотечных процессов и информатизация библиотечной деятельности, заставляет нас пересматривать существующие документы и совершенствовать нормативно-инструктивную базу, регламентирующую деятельность библиотек по работе с фондами. Это способствует организации строгого учёта и обеспечивает соблюдение финансовой дисциплины, позволяет систематизировать и приводить к единообразию формы и методы работы библиотек с фондами.

Особо следует подчеркнуть, что решение задачи совершенствования учета библиотечных фондов требует объединения усилий библиотек, архивов, музеев, других организаций, для которых учет является не только важнейшей частью сохранения документов, но и ведущей функцией контроля за движением духовных и материальных ценностей.

Таким образом, мы склоняемся к мнению, что учет библиотечного фонда:

– является частью системы управления экономическими процессами, происходящими в современной библиотеке. Его совершенствование существенно влияет на расширение прав библиотеки и устранение жесткой регламентации;

– позволяет идентифицировать регистрационную запись, сравнив ее с оригиналом и данными о нем при проверке фонда или при расчете с читателями в случае невозврата взятых в библиотеке документов;

– обеспечивает регистрацию и обобщение сведений о нем по установленным правилам, рассчитывает динамику развития фонда, его состав, структуру, соотношение источников и способов пополнения, темпы обновления, местонахождение документов.

– служит основой государственного статистического учета, отчетности библиотеки, планирования ее деятельности, обеспечения сохранности фонда, контроля за наличием и движением документов.

На наш взгляд, учет фондов должен являться важнейшим направлением деятельности каждой библиотеки в отдельности и системы библиотек в целом. Совершенствование учета библиотечных фондов проблема многоаспектная. Учет библиотечных фондов является не только частью системы управления экономическими процессами, но и объектами непроизводственной сферы. Поэтому его реформирование следует осуществлять в общем контексте преобразования учетной политики, проводимой в стране. Кроме того, учет библиотечных фондов - важнейший элемент их сохранности. Это стартовый этап, с которого начинается вся дальнейшая работа с фондом в библиотеке, как в плане сохранности, так и безопасности использования.

общеобразовательной организации (пополнение и учет фондов

электронных изданий)

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Информатизация является одним из стратегических направлений

развития образования и общества в целом. Огромное количество

информации – архивные и библиотечные фонды, каталоги, учебники и

учебно-методическая литература стремительно переводятся в электронный формат. В рамках реализации Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации планируется, что к 2015 году доля библиотечных фондов, переведенных в электронную форму, в общем объеме фондов общедоступных библиотек составит не менее 50 процентов1. Активно в этот процесс включаются и школьные библиотеки.

системе доставки и управления электронными учебными изданиями;

формированию заказа на недостающую литературу в электронном виде;

автоматизированной обработке данных книгообеспеченности;

защите от нелегального распространения.

Данные методические рекомендации разработаны в целях развития школьных библиотек в информационно-библиотечные центры образовательных организаций среднего образования с учетом перехода на Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации (утв. Президентом России 0 февраля 2008 г. N Пр-212).

федеральные государственные образовательные стандарты нового поколения.

В соответствии с требованиями Федерального закона «Об образовании в Российской Федерации», в организациях, осуществляющих образовательную деятельность, в целях обеспечения реализации образовательных программ формируются библиотеки, в том числе цифровые (электронные) библиотеки, обеспечивающие доступ к профессиональным базам данных, информационным справочным и поисковым системам, а также иным информационным ресурсам. Библиотечный фонд должен быть укомплектован печатными и (или) электронными учебными изданиями (включая учебники и учебные пособия), методическими и периодическими изданиями по всем входящим в реализуемые основные образовательные программы учебным предметам, курсам, дисциплинам (модулям)2.

Федеральный закон от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации», ст. 18, ст. 20, ст. 28, ст. 35.

Федеральный закон от 5 апреля 2013 года N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» в ред. от 04.06.2014 N 140ФЗ, ст. 93, ст.

Федеральный закон Российской Федерации от 29 декабря 2010 г. N 436-ФЗ "О защите детей от информации, причиняющей вред их здоровью и развитию", ст. 2, ст. 6, ст.17 Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда (утв. приказом Минкультуры России от 08 октября 2012 г. N 1077).

Федеральные требования к образовательным учреждениям в части минимальной оснащенности учебного процесса и оборудования Федеральный закон от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации», ст. 1

–  –  –

3 Федеральные требования к образовательным учреждениям в части минимальной оснащенности учебного процесса и оборудования учебных помещений. Утверждены приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от "04" октября 2010 г. N 98 безопасный доступ к печатным и электронным образовательным ресурсам, расположенным в открытом доступе и (или) в федеральных и региональных центрах информационнообразовательных ресурсов.

При этом должно быть обеспечено ограничение доступа к информации, несовместимой с задачами духовно-нравственного развития и воспитания обучающихся и воспитанников; укомплектованность библиотеки печатными и электронными образовательными ресурсами по всем учебным предметам учебного плана, а также фондом дополнительной литературы (детская художественная, научно-популярная, справочно-библиографические и периодические издания, сопровождающие реализацию основной образовательной программы)4.

Оснащение учебного процесса, в том числе информационнобиблиотечного центра образовательных организаций должно обеспечивать возможность:

создания и использования информации (в том числе запись и обработка изображений и звука, выступления с аудио-, видео- и графическим сопровождением, осуществление информационного взаимодействия в локальных и глобальных сетях и др.);

получения информации различными способами (поиск информации в локальных и глобальных информационно-телекоммуникационных сетях, работа в библиотеке и др.);

проведения экспериментов, в том числе с использованием учебного лабораторного оборудования, вещественных и виртуально-наглядных моделей и коллекций основных математических и естественнонаучных объектов и явлений; цифрового (электронного) и традиционного измерения;

4 Федеральный закон Российской Федерации от 29 декабря 2010 г. N 436-ФЗ "О защите детей от информации, причиняющей вред их здоровью и развитию", ст. 2, ст. 6, ст.17 наблюдений (включая наблюдение микрообъектов), определения местонахождения, наглядного представления и анализа данных;

использования цифровых планов и карт, спутниковых изображений;

создания материальных объектов, в том числе произведений искусства;

обработки материалов и информации с использованием технологических инструментов;

проектирования и конструирования, в том числе моделей с цифровым управлением и обратной связью;

исполнения, сочинения (аранжировки) музыкальных произведений с применением традиционных инструментов и цифровых технологий (для образовательных учреждений, реализующих основные общеобразовательные программы дошкольного, начального общего, основного общего и среднего (полного) общего образования; для профильных образовательных учреждений);

размещения, систематизирования и хранения (накапливания) учебных материалов и работ обучающихся, воспитанников и педагогических работников (в том числе создание резервных копий).

ТРЕБОВАНИЯ К СИСТЕМЕ ДОСТАВКИ И УПРАВЛЕНИЯ

ЭЛЕКТРОННЫМИ УЧЕБНЫМИ ИЗДАНИЯМИ

–  –  –

1. Локальное электронное издание: Электронное издание, предназначенное для использования в режиме локального доступа и распространяемое в виде:

– идентичных экземпляров (тиража) на съемных машиночитаемых носителях;

– файлов для использования на специализированных устройствах для воспроизведения текста, звука, изображения.

2. Электронное издание сетевого распространения: Электронное издание, удаленный доступ к которому осуществляется с другого компьютера, Электронное издание: Электронный документ (группа электронных документов), прошедший редакционно-издательскую обработку, предназначенный для распространения в неизменном виде, имеющий выходные сведения. ГОСТ Р 7.0.83-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Электронные издания.

или иного специализированного устройства через информационнотелекоммуникационные сети.

3. Электронное издание комплексного распространения: Электронное издание, часть элементов которого предназначена для локального использования и распространения, другая часть элементов предназначена для распространения через информационнотелекоммуникационные сети.

Управление фондом электронных ресурсов библиотеки, несмотря на его принципиальное отличие от традиционных материалов, предполагает выполнение функций аналогичных традиционным (см. рис.2):

формирование заказа на недостающую литературу в электронном виде;

доставка и защита от нелегального распространения;

автоматизированная обработка данных книгообеспеченности (учет);

предоставление доступа к электронным изданиям;

списание устаревших изданий.

Рисунок 2.

Функции управления фондом электронных изданий современной библиотеки

НЕДОСТАЮЩУЮ ЛИТЕРАТУРУ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ

(ФОРМИРОВАНИЕ ФОНДА, ПРИОБРЕТЕНИЕ)

Рисунок 3.

Схема формирования заказа на новую литературу Образовательная организация вправе самостоятельно определять список учебников в соответствии с утвержденным федеральным перечнем учебников, рекомендованных к использованию при реализации имеющих государственную аккредитацию образовательных программ начального общего, основного общего, среднего общего образования6.

Организации, осуществляющие образовательную деятельность по имеющим государственную аккредитацию образовательным программам начального общего, основного общего, среднего общего образования, для 6 Федеральный закон от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации», ст. 28 использования при реализации указанных образовательных программ выбирают:

1) учебники из числа входящих в федеральный перечень учебников, рекомендуемых к использованию при реализации имеющих государственную аккредитацию образовательных программ начального общего, основного общего, среднего общего образования;

2) учебные пособия, выпущенные организациями, входящими в перечень

–  –  –

Приобретение или организация доступа к электронным ресурсам регламентируется лицензионным соглашением, в котором зафиксированы взаимные права и обязательства библиотеки и поставщика на определенный период.

7 Федеральный закон от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации», ст. 18 8 Федеральный перечень рекомендованных учебников на 2014-2015 года. Приказ от 31 марта 2014 г. №253 «Об утверждении федерального перечня учебников, рекомендуемых к использованию при реализации имеющих государственную аккредитацию образовательных программ начального общего, основного общего, среднего общего образования» URL: http://god2015.com/novosti-2015/federalnyj-perechenuchebnikov 9 Бумажное, электронное (вид электронного издания)

ДАННЫХ КНИГООБЕСПЕЧЕННОСТИ

–  –  –

Согласно порядку учета документов, входящих в состав библиотечного фонда10 учет документов библиотечного фонда является основой отчетности и планирования деятельности библиотеки, способствует обеспечению его сохранности. Учет включает регистрацию поступления документов в библиотечный фонд, их выбытия из фонда, итоговые данные о величине (объеме) всего библиотечного фонда и его подразделов, стоимость фонда.

Учету подлежат все документы (постоянного, длительного, временного хранения), поступающие в фонд библиотеки и выбывающие из фонда библиотеки, независимо от вида носителя. Учет электронных документов ведется в регистрах индивидуального и суммарного учета в электронном виде.

Регистры индивидуального учета документов библиотечного фонда содержат реквизиты, идентифицирующие каждый документ с указанием сведений о поступлении документа и о его выбытии из библиотечного фонда.

В электронной системе учета регистры суммарного учета интегрируются в единый учетный файл:

"Поступление документов в библиотечный фонд";

"Выбытие документов из библиотечного фонда";

"Итоги движения библиотечного фонда: итоговые данные на конец отчетного периода".

Общая величина библиотечного фонда в целом и его подразделов, в том числе сетевых локальных документов и сетевых удаленных документов, учитывается в экземплярах, новые поступления - в экземплярах и названиях.

Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда. Утверждён приказом Министерства культуры Российской Федерации от 8 октября 2012 г. N 1077 г. Москва "Об утверждении Порядка учета документов, входящих в состав библиотечного фонда" 08.10.2012 Зарегистрирован в Минюсте РФ 14 мая 2013 г. Регистрационный N 28390 Таблица 2. Учет электронных документов в зависимости от типа носителя

–  –  –

Документы принимаются по первичным учетным документам (накладная, акт), включающим список поступлений.

Прием документов, поступающих в библиотеку без первичных документов на безвозмездной основе, оформляется актом о приеме документов.

Прием документов, поступающих в библиотеку от юридического, физического лица в виде дара с указанием его назначения для пополнения библиотечного фонда, оформляется договором пожертвования в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации (ст. 574, 582).

Документы, поступающие в библиотеку, подлежат суммарному учету.

Регистры суммарного учета должны иметь заголовочные данные:

наименование регистра, наименование организации, подразделения. В регистр вписываются данные о поступившей партии документов: дата и порядковый номер записи (порядковый номер записи ежегодно начинается с N 1), источник поступления, номер и дата первичного учетного документа, количество поступивших документов и стоимость, даты загрузки поступлений в систему.

Суммарный учет поступления электронных сетевых удаленных документов ведется в электронном реестре с отражением следующих показателей: даты и порядкового номера записи, реквизитов лицензионного договора (названия и номера документа, срока его действия, стоимости), количества баз данных (пакетов) и включенных в них названий.

Индивидуальный учет документов осуществляется путем присвоения каждому экземпляру документа регистрационного номера, иного знака в качестве регистрационного номера (системного номера компьютерной программы, штрих-кода и других). Индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки.

Регистрационные номера исключенных из фонда документов не присваиваются вновь принятым документам.

Регистрационные номера проставляются непосредственно на документах и отражаются в регистре индивидуального учета документов, принятом в библиотеке.

Регистры индивидуального учета должны иметь заголовочные данные:

наименование регистра, наименование организации, структурного подразделения. В регистр вписываются данные о каждом документе: дата записи в регистре, регистрационный номер, краткое библиографическое описание документа (автор, заглавие, том, часть, выпуск, место и год издания), цена документа, указанная в сопроводительном документе.

Индивидуальный учет электронных сетевых локальных документов осуществляется путем ввода в базу данных метаинформации о загрузке документа в электронную библиотеку с автоматическим присвоением идентификационного (системного) номера каждому документу.

Электронные сетевые локальные документы и электронные сетевые удаленные документы идентифицируются специальными программными средствами.

Первичные учетные документы, подтверждающие факт поступления, передаются в бухгалтерию для включения в учет библиотечного фонда.

Учет выбытия документов из библиотечного фонда

Документы выбывают из библиотечного фонда в связи с физической утратой или частичной либо полной утратой потребительских свойств.

Исключение документов из библиотечного фонда допускается по следующим причинам: утрата, дефектность, устарелость по содержанию, непрофильность.

Выбытие документов из библиотечного фонда оформляется Актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда (далее - Акт о списании) по форме (код по ОКУД 0504144), утвержденной Приказом Минфина России от 15.12. 2010 N 173н, зарегистрированным в Минюсте России от 01.02.2011 N 19658.

Электронные сетевые локальные документы удаляются из электронной библиотеки на основании Акта о списании с указанием причины исключения. Наименование, номер и дата акта вводятся в базу данных в качестве метаинформации к соответствующему документу. На основании введенных сведений программным способом формируется перечень Актов о списании (реестр суммарного учета выбытия сетевых локальных документов) и перечень списанных объектов электронной библиотеки (реестр индивидуального учета выбытия сетевых локальных документов).

Выбытие электронных сетевых удаленных документов не оформляется специальным документом. Подтверждением выбытия является истечение срока действия документа (договора, контракта, лицензионного соглашения), оформленного на право доступа к определенной базе данных (пакету) сетевых документов, и отсутствие договора, контракта, лицензионного соглашения, оформленного на новый срок.

Учет итогов движения библиотечного фонда

Итоги движения фондов подводятся регистре суммарного учета, на основании данных суммарного учета о поступлении и выбытии документов.

Итоговые данные по электронным сетевым удаленным документам представляются следующими показателями учетных единиц: состояло на начало года, оформлено в доступ в течение года, доступ прекращен в течение года, состоит на конец года.

Проверка наличия документов библиотечного фонда

Проверка наличия документов библиотечного фонда (далее - проверка фонда) производится в обязательном порядке:

при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи документов;

в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

при реорганизации или ликвидации библиотеки.

Для проведения проверок руководителем организации назначается комиссия, в состав комиссии должен входить представитель бухгалтерии.

Проверка электронных сетевых локальных документов осуществляется по количественным показателям, а также по контрольным суммам, позволяющим выявить изменения в документе.

Проверка доступности электронных сетевых удаленных документов осуществляется с адресов входа, указанных в регистре индивидуального учета.

Проверка всего фонда или его части завершается составлением акта о результатах проведения проверки наличия документов библиотечного фонда и приложением к нему списка документов, отсутствующих по неустановленной причине.

Организация работы с документами по учету библиотечного фонда осуществляется по правилам ведения делопроизводства.

Сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", зарегистрированным Минюстом Российской Федерации 08.09.2010 N18380.

В течение десяти лет хранятся Акты о списании исключенных объектов библиотечного фонда и акты о приеме-передаче списанных объектов библиотечного фонда.

ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ДОСТУПА ТРЕБОВАНИЯ К ЗАЩИТЕ

ЭЛЕКТРОННЫХ УЧЕБНЫХ ИЗДАНИЙ НЕЛЕГАЛЬНОГО

РАСПРОСТРАНЕНИЯ

Согласно статьям Гражданского кодекса Российской Федерации интеллектуальные права на произведения науки, литературы и искусства являются авторскими правами, объектами авторских прав являются произведения науки, литературы и искусства независимо от достоинств и назначения произведения, а также от способа его выражения. Авторские права на все виды программ для ЭВМ (в том числе на операционные системы и программные комплексы), которые могут быть выражены на любом языке и в любой форме, включая исходный текст и объектный код, охраняются так же, как авторские права на произведения литературы. Программой для ЭВМ является представленная в объективной форме совокупность данных и команд, предназначенных для функционирования ЭВМ и других компьютерных устройств в целях получения определенного результата, включая подготовительные материалы, полученные в ходе разработки программы для ЭВМ, и порождаемые ею аудиовизуальные отображения.

Соответственно, электронные издания тоже являются объектами авторского права. Автору произведения или иному правообладателю принадлежит исключительное право использовать произведение в любой форме и любым не противоречащим закону. Правообладатель может распоряжаться исключительным правом на произведение.

Отношения между издательством и автором, издательством и библиотекой или дистрибьюторской компанией закрепляются лицензионным договором, где одна сторона - автор или иной правообладатель (лицензиар) предоставляет либо обязуется предоставить другой стороне (лицензиату) право использования этого произведения в установленных договором пределах. Лицензионный договор заключается в письменной форме.

Заключение лицензионных договоров о предоставлении права использования Федеральный закон от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации», ст. 35.

12 Гражданский кодекс Российской Федерации, статьи 1255, 1256, 1259, 1270, 1286, 1301 электронных изданий сетевого распространения допускается путем заключения каждым пользователем с соответствующим правообладателем договора присоединения. В возмездном лицензионном договоре должен быть указан размер вознаграждения за использование произведения или порядок исчисления такого вознаграждения.

В случаях нарушения исключительного права на произведение автор или иной правообладатель наряду с использованием других применимых способов защиты и мер ответственности, установленных настоящим Гражданским кодексом, вправе требовать по своему выбору от нарушителя вместо возмещения убытков выплаты компенсации:

в размере от десяти тысяч рублей до пяти миллионов рублей, определяемом по усмотрению суда;

в двукратном размере стоимости экземпляров произведения или в двукратном размере стоимости права использования произведения, определяемой исходя из цены, которая при сравнимых обстоятельствах обычно.

Система дистрибуции, определяемая региональными или федеральными органами управления образованием должна обеспечить легальный доступ к электронным учебникам, в том числе электронным версиям учебников, входящих в Федеральный перечень, обеспечить надежную защиту авторских прав через использование аппаратнопрограммной защиты контента от взлома и нелегального копирования.

Похожие работы:

«Методические и иные документы, разработанные преподавателями для обеспечения образовательного процесса Направления подготовки 38.03.05 Бизнес-информатика Наименование Наименование № п/п дисциплины учебников, учебно-методических, методических пособий, разработок и рекомендаций Гуманитарный, социальный и экономический цикл Базовая часть Волкова О.В. Wilche antwort Passt? Какой ответ правильный? Cборник тестов по немецкому языку, 2014 г. (ВПО) 1. Воробьева Т.И. В поисках Франции. Cherchez la...»

««УТВЕРЖДАЮ» Ректор ФГБОУ ВПО «Саратовский государственный университет имени Н.Г. Чернышевского» д-р геогр. наук, профессор _ А.Н. Чумаченко 20 февраля 2015 г. Программа вступительного испытания в магистратуру на направление подготовки 01.04.02 «Прикладная математика и информатика» («Технологии программирования») в ФГБОУ ВПО «Саратовский государственный университет имени Н.Г. Чернышевского» в 2015 году Саратов – 2015 Пояснительная записка Вступительное испытание направлено на выявление степени...»

«Очная форма обучения № Код Наименование направПеречень п/п ления подготовки (специальности) Академический бакалавриат, 4 года Информатика и вычислитель1. Якушин, Роман Юрьевич. Методические указания для самостоятельной работы студентов при изучении дисциная техника плины Компьютерные технологии в локомотивном хозяйстве [Текст] : [для студентов третьего и пятого курсов очной и заочной форм обучения специальности 190301 – «Локомотивы»] / Р. Ю. Якушин, 2011. 21 с. 2. Малютин, Андрей Геннадьевич....»

«ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА И ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ при ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ОРЛОВСКИЙ ФИЛИАЛ В.Н. Михайлов ИМИТАЦИОННОЕ МОДЕЛИРОВАНИЕ Учебно-методическое пособие Орел, 2015 ББК 32.973.26-018.2я73 М-69 Рекомендовано к изданию Ученым советом ОФ РАНХиГС Рецензенты: Зав. кафедрой «Математика и информатика» Орловского филиала ФГБОУ ВПО «Российская академия народного...»

«МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ УЧРЕЖДЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ «БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИНФОРМАТИКИ И РАДИОЭЛЕКТРОНИКИ» Компьютерная зависимость (информационный материал для кураторов, преподавателей, воспитателей, студентов, социальных педагогов и педагогов-психологов) Минск 2015 Министерство образования Республики Беларусь Учреждение образования «Белорусский государственный университет информатики и радиоэлектроники» Управление воспитательной работы с молодёжью...»

«РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ Институт математики, естественных наук и информационных технологий Кафедра экологии и генетики Пак И.В. ИММУНОЛОГИЯ. Учебно-методический комплекс. Рабочая программа для студентов специальности 020501 – Биоинженерия и биоинформатика, очной формы обучения Тюменский государственный университет Пак И. В....»

« дисциплины ЕН.02 Информатика и информационно коммуникационные технологии в профессиональной деятельности по специальности: программы подготовки специалистов среднего звена (ППССЗ) 49.02.01 «Физическая культура» Дербент 2015 Организация-разработчик: Частная образовательная организация высшего образования «Социально-педагогический институт»...»

«Министерство образования и науки Российской Федерации Федеральное агентство по образованию ФГБОУ ВПО «Чувашский государственный педагогический университет им. И. Я. Яковлева» Академия информатизации образования ОО «Чувашское региональное отделение Академии информатизации образования» Материалы всероссийской с международным участием научно-практической конференции «Интернет-технологии в образовании» (Чебоксары, 15 апреля-20 мая 2015 года) Чебоксары – 2015 УДК 681.32:37 ББК 74.5 М 341.5 Материалы...»

«И.Н.ДУБИНА ОсНОвытеОрИИ экОНОмИческИх Игр Рекомендовано Учебно-методическим объединением по образованию в области прикладной информатики в качестве учебного пособия для студентов высших учебных заведений, обучающихся по специальности «Прикладная информатика в экономике» и другим экономическим специальностям КНОРУС МОСКВА 2015 УДК 330(075.8) ББК 65.5я73 Д79 Рецензенты: О.П. Мамченко, декан экономического факультета Алтайского государственного университета, заведующая кафедрой информационных...»

«Министерство образования и науки Российской Федерации федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Северный (Арктический) федеральный университет имени М.В. Ломоносова» Кафедра информационных систем и технологий Тимофеева Н.В.ОРГАНИЗАЦИЯ ВНЕДРЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ Методические рекомендации к лабораторным работам Северодвинск УДК 681.3 Организация внедрения информационных систем: Методические рекомендации к лабораторным работам...»